Serviço

Administração de espaço físico

por Portal PREFEITURA
Publicado: 23/03/2016 - 16:06
Última modificação: 09/03/2018 - 10:50
Apresentação / Definição: 

Reserva de espaço físico compreendendo:

Reserva de sala de aula;

Reserva de auditório;

Reserva de complexos esportivos;

Reserva de outros espaços;

Preparação de espaço físico para processos seletivos.

Requisitos: 

Antes de fazer sua solicitação, verifique a disponibilidade dos auditórios no site da prefeitura universitária. Sua solicitação será avaliada e conforme a disponibilidade do espaço solicitado será feito a confirmação de reserva.

As solicitações podem ser feitas através do site de solicitações de serviços se o solicitante for técnico administrativo ou docente.

No caso de discente, favor pedir para a secretaria de seu curso para que solicite a reserva pelo site de solicitações da Prefeitura Universitária.

A solicitação da reserva deve ser feita com no mínimo 03 (três) dias úteis antecedentes ao evento.

Para reserva do Complexo Esportivo do Campus Glória (Antiga ASUFUB):

Verificar no calendário de eventos da PREFE a disponibilidade para o dia e horário desejado.

Abrir ordem de serviço no Sistema de Serviços da PREFE solicitando a reserva do espaço, informar qual a finalidade do evento e quais áreas do complexo serão utilizadas.

Áreas disponíveis:

Campos de Futebol A e B.

Campos de Futebol Society gramados A, B, C e D.

Quiosque com pia, bancada e freezer hotrizontal.

Churrasquerias (cada churrasqueira possui uma pia com torneira).

Piscinas (uma grande e uma pequena).

Obs.: o salão está interdidato e por isso não pode ser reservado.

Comparecer à PREFE até 5 dias antes do evento para entregar a lista de convidados contendo o nome e número de matrícula/SIAPE, ou o número de RG daqueles que não possuírem vínculo com a UFU. Se a lista de convidados não for entregue dentro do prazo o agendamento será cancelado.

Assinar o termo de compromisso de conservação do local que será fornecido na PREFE.

Informar o nome e telefone de contato de um salva-vidas, apenas se as piscinas forem utilizadas.

Não será permitida a entrada de pessoas no Complexo Esportivo sem que o responsável esteja presente.

Se o responsável se retirar do Complexo Esportivo de modo definitivo os convidados também deverão se retirar.

Veículos deverão ficar na portaria, sendo permitida a entrada destes apenas para descarga de mercadoria.

Não é permitido levar alimentos e bebidas para o entorno das piscinas.

Não é permitido a utilização de sistemas de som de alta potência.

Tendo em vista limitações da rede elétrica do Complexo Esportivo não é possível realizar eventos no local entre as 18h e 6h.

Orientações: 

Acesse o Sistema de Solicitação de Serviços através de seu e-mail institucional;

Escolha "Abrir Chamado";

Selecione "Reserva de Espaço Físico";

Selecione o tipo de espaço físico solicitado;

Descreva detalhadamente o evento através das seguintes informações

Nome do evento

Auditório desejado

Data e Horário do Evento

Expectativa de Público

Curso ou Setor do Responsável

No caso de eventos noturnos e/ou aos finais de semana, digite na solicitação um telefone para eventuais contatos com o responsável pelo evento, como no caso do atendimento pela Divisão de Audiovisual.

O Horário para reservar um auditório compreende o intervalo entre 7:00 e 23h

Haverá uma tolerância de 1h (Uma Hora) de atraso em relação ao horário inicial da reserva, podendo ela ser cancelada caso haja atraso superior a este prazo.

Nos casos de reserva de auditório para múltiplos dias, o não comparecimento no primeiro dia de reserva poderá acarretar, caso surja demanda, no cancelamento da reserva daquele espaço.

Para eventos que demandam uma reserva que contemple um grande número de auditórios e/ou muitos dias e horários de alguns auditórios, será necessário o envio de cronograma (bem como folders e similares) que detalhe especificamente as atividades que ocorrerão dentro dos mesmos, de um modo que comprove a necessidade de ocupação dos espaços.

O prazo para o envio do cronograma será de até 30 dias antes de o evento ocorrer, podendo, no caso do não envio, o espaço ser cedido para outra parte interessada que comprove a necessidade/urgência da reserva daquele auditório.

Reserva de espaço para defesa de TCC: A orientação é que defesas de trabalhos de conclusão de curso sejam realizadas em salas de aula. Caso a opção seja por auditório, se faz necessário informar o nome do aluno, nome do orientador, e o horário de início e término da defesa.

Para reservas de defesas múltiplas, se faz necessário que o item 12 seja executado separadamente para cada aluno a defender.

ATENÇÃO: Não é permitido exceder a capacidade máxima do auditório.

Para verificação de recursos audiovisuais, gentileza ligar na Divisão de Audiovisual, ramal 4155.

Caso não haja mais necessidade de utilização do espaço, abrir nova OS solicitando o cancelamento.

Caso haja necessidade de alteração de data e/ou horário, abrir nova OS solicitando a alteração.

Responsável: 
34 3291-8902
34 3291-8905
34 3291-8900
34 3291-8911
34 3291-8900
34 3291-8911